Бухгалтеры зачастую не могут разобраться, допустимо ли утвердить разным водителям разные суммы компенсации, и как учесть затраты на ГСМ.
Достаточно личного заявления водителя, копии технического паспорта автомобиля и приказа директора об установлении размера и порядка выплаты компенсации.
Есть и другой распространенный способ, как оформить использование личной машины для нужд работодателя.
Тогда превышение можно списать за счет организации и отразить в налоговом учете, а водителю выдать дополнительную сумму.
Из этих документов должно четко следовать, по какой причине водитель не уложился в лимит, и какую сумму ему пришлось переплатить.
Система, основанная на лимитах, проста в применении, когда маршрут передвижения и расход бензина изо дня в день примерно одинаков.
Количество карт соответствует числу водителей-арендодателей, а сумма на каждой карте равна ежемесячному лимиту.
Для этого деньги переводят на счет топливной компании, и та выдает карты, при помощи которых можно расплачиваться на автозаправочной станции.
Эта система контроля подразумевает, что для каждого сотрудника-арендодателя установлен некий лимит средств, которые он ежемесячно тратит на бензин во время служебных поездок.
В результате цифры, указанные в путевом листе, будут совпадать с цифрами из журнала, что лишний раз докажет обоснованность расчетов.
Поручать это самому водителю не корректно, поскольку он является лицом заинтересованным, а в подобном деле необходимо участие независимой стороны.
Если водитель трудится с понедельника по пятницу, то проще всего установить, что служебные поездки начинаются в понедельник утром и заканчиваются в пятницу вечером.
Чаще всего встречаются системы, основанные на учете по путевым листам, и системы, в основе которых лежат лимиты.
В результате трудно определить, какую сумму можно списать на расходы компании, а какую должен заплатить сам водитель.
На практике такой вариант вызывает много сложностей, потому что сотрудник-арендодатель ездит на своей машине и в рабочее, и в свободное время.
Очень часто использование личного автомобиля в служебных целях оформляется как аренда автомобиля без экипажа.
Мы рассмотрели моменты, которые чаще всего вызывают вопросы у бухгалтеров и у индивидуальных предпринимателей.
Оформить такое сотрудничество можно различными способами , но при каждом возникают трудности со списанием бензина.
Многие организации принимают на работу водителей, использующих для служебных поездок собственную машину.
Личный автомобиль | Мир автокар
